通常我们只要看到Recommendation，Evaluation，Reference，Appraisal与Letter这些字的排列组合，实际上指的就是推荐信。例如：Recommendation Letter、Letter of Recommendation、Letter of Reference， Reference Letter等等。简言之，推荐信就是由推荐人所撰写的一封信件格式的短文。由于是信件的形式，所以除了一般信件的格式外，并无制式化的要求内容。但实际写作时，其内容可考虑涵盖推荐表格所提及之问题，写在不同的段落中。
为了推荐人的方便起见，建议先将一些常见问题写出并告知推荐人，让推荐人在撰写书信时，有个参考的依据。
一、推荐信所扮演的角色
推荐信，应是由推荐人亲自撰写。有时推荐人会要求申请者先拟一份推荐信的草稿，让推荐人了解申请者所欲表现的重点，再加以修正，以期达到最好的效果。
推荐信在入学申请时所扮演的角色如下：
1. 与申请者的其它数据相互呼应
这是推荐信最主要的功能。在评量一个申请者合格与否时，第一关会依据一些数据来剔除一些明显不合格的申请者。接下来评审委员是根据大学成绩、测验分数、读书计划、推荐信（申请MBA还要加入工作经验与Essay）等数据得到的整体印象来评分。
推荐信的最大功用，在于让评审委员从一个较客观的角度来了解这个申请者。也就是说，推荐信在整个评选的过程中，扮演的是一个支持整体申请数据可信度或加强整体印象的角色。如果申请者的成绩一塌糊涂，读书计划牛头不对马嘴，一封把申请者捧上天的推荐信不但无法让他起死回生，反而会因为推荐信内容与申请者其它数据严重冲突而适得其反。但对于在录取与否的灰色地带挣扎的申请者来说，一封有特色、诚恳、具体、能与申请数据各部分相互呼应的推荐信，却可能是被评审委员接受的关键所在。
2. 呈现其它申请数据中无法出现的特殊优势
对大部分的申请人来说，光是申请表、读书计划、履历等数据，有时候并无法将申请者在其它领域中的杰出表现呈现出来，而这些杰出表现，虽然乍看之下与申请研究所所需的条件并无相关，但却有可能是让申请者脱颖而出的重大关键。除了与申请者的数据相互呼应外，推荐人若能适切的陈述出申请者在其它文件中无法表现出的特色，能给予评审委员特殊的印象，自然可让申请人比其它众多申请者更突出。有些学校会在申请条件上详细列出申请者需要哪些特殊条件，例如GRE学科测验的分数，或学校社团活动证明。但若是推荐信中能有力地强调该名申请者在这方面的具体事迹及能力，审核委员也会斟酌考虑免除这方面的要求。
二、推荐信撰写注意事项
1. 一致性
“一致性”可称的上是撰写推荐信的最高指导原则。推荐信最重要的功能，就是与其它申请数据相互呼应，给予评审委员前后一致的印象。因此在撰写推荐信时，绝对要注意与其它数据间的关联性，不要吹嘘过头而穿帮。例如履历资料或Essay中吹嘘自己在某大企业中有多伟大的全职工作经验，但推荐信中却只提到这个申请者在这里短期打零工，对评审委员来讲，恐怕只会有一个印象：「有人没说真话，而这个没说真话的人绝对不是推荐人！
2. 明确性与具体性
英文写作最重要的一件事，就是要“明确而具体（specific）”，能够将5个W 和1个H （When, Where, Who, What, Why, How）交代清楚，而非仅以形容词取代。例如教授替学生写推荐信时，不要只写“他是一个很用功、很认真的学生”，最好能具体地描述为什么这个学生会给教授“很用功”或“很认真”的印象呢？例如，是因为教授某次在大部分学生都去狂欢的日子，看到这个学生仍在图书馆死命的K书，或这个学生每次都会充分利用Office Hour的时间去跟教授请教课业上的问题，还是这个学生做过几份内容充实、有原创性、令教授印象十分深刻的报告等诸如此类的叙述。
又例如主管替部属写推荐信时，不要只说这个部属“很有创意”或“有领导潜力”。应透过推荐信，告诉入学评审委员，这名申请者在处理一个状况时，运用了怎样的能力，又有怎样的工作成就。例如执行一个针对个人用户的行动电话营销企划项目，这名申请者（被推荐人）运用怎样的统计及市场调查方法，开发了一群怎样的潜在客户，并因为这群客户的开发，使这个产品在某地区的销售额有多少增长。或带领一个青少年新编创造思考测验的研究团队时，这名申请者如何将不同性质与要求的研究工作，分配给不同个性、专长的研究人员，并在某项指标未能如期达成时，申请者如何鼓舞团队工作士气等。
3. 合理性
合理性亦是推荐信写作时必须顾虑到的地方。达成合理性的唯一方法就是使其内容明确而具体。依常理判断，一个跨国大公司的台湾区总裁帮一个从事短期工作的工读生写推荐信，或一个物理系教授帮一个从未上过相关课程的中文系学生写推荐信，这样的状况虽然可能发生，但并不常见。
若有这种状况，只要推荐信中能很明确地描述推荐人与被推荐人的关系，以及从这样的关系中，推荐人观察到被推荐人怎样杰出的专业能力与人格特质，能对未来研究生涯有所帮助。在描述细节够明确、清楚的状况下，评审委员才有理由相信推荐人与被推荐人之间确实有密切的接触，进而认为这封推荐信值得采信。
三、请谁写推荐信
学校通常会在申请文件说明书当中注明，推荐者为「申请者在学业或工作上直接的监督者，有机会能密切观察申请者在各方面的能力」。符合这样条件的人不少，包括了学校教授、导师、专题指导老师、或工作上的直属长官等等。
在挑选写推荐信的人选前，必须考虑下列因素：
1. 推荐人与你的关系
推荐人与你的交往深浅程度会直接影响到推荐信的效力。推荐信的内容若能对申请者在各方面的能力做出清楚而精确的描述，并能举出具体的事迹，对审核入学申请的众委员来讲，是相当有说服力的。相反的，一封充斥着语焉不详、空泛笼统的溢美之词，又缺乏能说服人之左证事迹的推荐信，其效力是十分有疑问的。因此，在大学时代尽量与老师建立良好关系，或是在课堂上、社团中尽力表现争取老师的认同，才能使老师知道如何针对你的特点写推荐信。
2. 推荐人的学习经历
学习经历包含职务、服务单位、学位、毕业学校等。一般而言，美国大学院校对校友相当重视，所以校友的推荐信会有一定程度的影响力。若找一位该校校友写推荐信，请不要忘了提醒推荐人在内容中注明他是校友，否则评选委员可能不了解其背景。
除了校友外，若推荐人曾经在该所学校任教，或曾经与你所申请学校的某位入学评审委员共事过，这样的推荐自然有相当程度之影响力。这类推荐人是可遇不可求的，因此推荐人本身的社经地位有时会有锦上添花的效果。
在推荐信内容相同的状况下，推荐人服务的机构声誉越好，本身的职位越高，越能给对方一种印象：「这样不得了的人都愿意替他写推荐信，这个申请者必然有某些过人之处吧！」如果想找的几位推荐者真的都很了解你，在其它条件（如推荐人的关系、知名度、及学习经历等）相去不远的状况下，找系主任写可能会比找教授有利，找教授又比找副教授或讲师理想。若欲申请MBA，请总经理帮你写推荐信，可能会比找专员写推荐信要有力多了。
值得注意的是，权高位重的推荐人会让审核委员的眼睛为之一亮，但是推荐信的内容若无法表现出对申请者的了解，只是空泛的形容词，而无具体的实例，那倒不如找一个真正了解你的能力与长处的师长为你写推荐信。
四、让推荐信更有效的秘诀
1. 比较的标准
推荐信中的评比标准从何而来，就是在推荐人的眼中，被推荐者和所在的母群体中其他人来作比较。对母群体做一些背景描述有助于评审委员了解被推荐者真正的实力。
2. 用字的强度
在写推荐信时，所用字眼的强度是非常重要。在强调优点时，尽量采用积极、笃定、毫无保留、肯定的字汇。要表达缺点时，就不妨采用保留且不确定的字汇。提出缺点其实也可算是优点的这种论点，对非以英语为母语的我们来讲，这种用字的艺术确实比较伤脑筋些。
3. 正面的语气
推荐信的语气反应了推荐者对被推荐人的观感。一封热切诚挚的推荐信给予入学评审委员良好的印象。但一封温吞犹疑的推荐信则会让入学评审委员产生：「这个推荐人不太了解这个申请者，所以才写不出来吧！」或「推荐人根本不想推荐这个申请者，所以才不情愿的写这封信哩！」等这些负面的想法。
五、推荐信的基本结构
开头：你应该开门见山地介绍一下你所推荐的这个人的能力和你对他的熟悉达到什么程度。如果被推荐的人是你的一个雇员或合作者，你有必要先介绍一下被推荐人担任的职务，他个人在任时出色完成的一些项目。接下来，你最好用一句简明扼要的话提一下你们公司的性质和主营范围。另外，你也应简要地谈一下你对被推荐者的看法。
中间：在这一段中，你应该具体地阐述一下你对这位雇员（被推荐者）的评价。可以通过列举一些他在雇用期间出色完成的项目来强化你的观点，并适当提供一些细节。你还应该描写一下这位被推荐者的优缺点，尤其是在工作中表现出的那些特点。还可以写一下你与之一起共事的感受。
结尾：你可以在这段中写一些与这个被推荐者综合素质有关的内容。总而言之，可以是这个人是否负责、有礼貌、热情、不尽人意、懒惰、精神矍铄或之类的特点。最后，你可以发表一下关于对这个人是否能胜任他将要寻找的工作的意见。这个意见可以是毫无保留的，可以是直截了当的，也可以是有所保留或部分保留的。 |
